Project Leadership

Gehen Sie in einen Dialog – auch mit großen Gruppen

Es waren inzwischen einige Wochen seit dem letzten Treffen von Anna und Stephan vergangen. Anna hatte Stephan immer mal wieder kurze Infos zu ihrem Projekt ‘Leistungsfähigkeit von Teams’ geschickt und war mit dem Fortschritt sehr zufrieden. Beide waren allerdings der Meinung, dass ein persönliches Treffen mal wieder angebracht sei. Sie verabredeten sich im Café vor der Alten Oper und freuten sich, dass wider Erwarten das Wetter mitspielte und sie draußen sitzen konnten. 

Anna begrüßte Stephan voller Elan: „Stephan, schön dich mal wieder zu sehen. Und… Mann… siehst du beschissen aus… was ist denn los?“ 

„Danke für das Kompliment! Vermutlich bin ich einfach nur urlaubsreif. Die letzten Wochen waren schon sehr anstrengend… aber das ist ja das Übliche im Projektgeschäft. Im Gegensatz zu mir siehst du ja blenden aus!“ 

Sie suchten sich einen Tisch in der Sonne und bestellten Espresso und Wasser. Anna berichtete, dass mittlerweile alle drei Teams regelmäßig Umfragen durchführten, die Ergebnisse im Rahmen der Retrospektiven nutzten und sich sowohl auf dem Papier als auch in der Realität verbesserten. 

„Ich habe jetzt aber noch einmal ein völlig anderes Thema. Unser Geschäftsführer hat vor einiger Zeit ein neues Format der Mitarbeiterinformation eingeführt. Die gesamte Belegschaft trifft sich alle 3-4 Monate und unsere Geschäftsführer geben Einblicke in das Geschäft, in aktuelle Themen usw. Das finde ich richtig gut! Es gibt auch die Möglichkeit, vorab Fragen zu stellen. Diese werden dann aufgegriffen und beantwortet. Auch das finde ich gut. Aber während der Veranstaltung kommt irgendwie keine Reaktion aus dem Publikum. Weder positiv noch negativ. Keine Fragen. Einfach nur stummes Schweigen. Kann man da nicht was tun?“ 

„Hast du denn eine Hypothese, woran es liegt?“ 

„Ich vermute mal, dass es die Angst ist, vor den Kollegen eine ‘dumme Frage’ zu stellen. Denn in unseren Teammeetings oder Sprint Reviews klappt es ja auch. Da haben wir durchaus intensive und kontroverse Diskussionen. Aber die gleichen Leute sind in einem anderen Setting stumm.“ 

„Ja, das ist ein verbreitetes Phänomen. Die fehlende Anonymität führt dazu, dass die Fragen auf dem Rückweg und in der Kaffeeküche gestellt werden – aber dann gibt es keine Antworten aus erster Hand. Wie auch immer, es gibt Lösungen für dieses Problem. Die hören auf den hochtrabenden Namen ‘Audience Response Systeme’ und werden beispielsweise in Fernsehshows oder Vorlesungen eingesetzt. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Arten: Die sogenannten ‘Clicker’ sind physische Geräte, die jeder Zuhörer vor dem Meeting bekommt und hinterher wieder abgibt. Die zweite Art ist softwarebasiert, also Webseiten oder Apps, die mit dem Handy bedient werden können.“ 

„Ah… und damit können dann Umfragen durchgeführt werden, so etwas wie ja / nein oder 1 bis 6.“ 

Stephan nickte: „Ja, bei den Clickern ist es exakt so. Bei den softwarebasierten Systemen gibt es weitere Möglichkeiten, so können die Teilnehmer beispielsweise auch direkt Fragen stellen. Das erscheint mir für euch die interessantere Idee zu sein. Ihr möchtet doch die Möglichkeit schaffen, dass die Teilnehmer während der Veranstaltung anonym Fragen stellen können, oder?“ 

„Ja, so stelle ich mir das vor. Kannst du ein Tool empfehlen?“ 

Stephan zuckte mit den Schultern: „Nun, eine Empfehlung möchte ich nicht aussprechen, da ich die Tools nicht verglichen habe. Ich habe Tweedback eingesetzt und damit gute Erfahrungen gemacht – für unsere Einsatzzwecke war es gut geeignet.“ 

Stephan dachte einen Moment nach. Dann fragte er Anna: „Hattest du eben nicht gesagt ‘so stelle ich mir das vor’? Geht die Initiative also von dir aus?“ 

„Ja. Unsere Großkopferten sprechen zwar von Digitalisierung und New Work, aber diese Idee hatten sie noch nicht. Oder sie haben sie zumindest nicht in die Praxis umgesetzt.“ 

„Okay, dann möchte ich dich noch auf einen weiteren Punkt hinweisen. Die Technik ist ein Problem, dass du leicht lösen kannst. Ein anderes Problem ist die Kultur – wie offen wird bei euch kommuniziert? Wie gut wird mit Unsicherheit umgegangen? Werden auch Ideen und Möglichkeiten kommuniziert, oder nur Fakten und Entscheidungen? Was ich damit sagen möchte: Wenn ihr die Möglichkeit schafft, Fragen zu stellen, dann werden auch Fragen gestellt werden. Ihr habt damit eine – zumindest moralische – Verpflichtung, diese Fragen zu beantworten. Wenn ihr das nicht wollt oder könnt, dann solltet ihr die Kollegen besser gar nicht um Fragen bitten. Sonst geht der Schuss nach hinten los und die Leute sind frustriert, dass sie keine Antworten auf ihre Fragen bekommen oder nur nichtssagendes BlaBla.“ 

Anna lachte: „Ja, ich verstehe deinen Punkt. Allerdings mache ich mir da überhaupt keine Sorgen – wir haben keine Geheimnisse. Wenn ich einen solchen Vorschlag mache, werde ich aber in jedem Fall auf die „moralische Verpflichtung“ hinweisen, das sollten schon alle wissen.“ 

Beide schwiegen. Die Sonne hatte erfolgreich eine einzelne Wolke verdrängt, so dass der Brunnen vor der Alten Oper wieder im Sonnenlicht funkelte. Anna und Stephan schlossen die Augen und hingen einen Moment ihren eigenen Gedanken nach. Anschließend verabschiedeten sie sich und schlenderten gedankenverloren zurück zur Arbeit. 

Fußnote:

Dieser Artikel ist ein Kapitel meines Buches „Project Leadership – Mit Führungs- und Sozialkompetenz zu Spaß und Erfolg im Projekt“. Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, können Sie das vollständige Buch hier kostenlos herunterladen oder bei Amazon für den Kindle finden.

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