Project Leadership

Wie Sie das Beste aus JEDEM Meeting machen

Stephan schaute überrascht auf sein Telefon. Anna rief an. Um 11:00 Uhr? Das war neu.

„Stephan! Ich entschuldige mich vorab: Ich muss mich bei dir mal auskotzen. Ich bin auf 180!“

Stephan antwortete etwas irritiert: „Ich weiß zwar nicht, warum ich jetzt der Mülleimer für deine Wut sein soll, aber schieß los… Was ist denn passiert?“

Anna war immer noch sichtlich aufgeregt: „Ich komme gerade aus einem zweistündigen Meeting. Und das war die totale Zeitverschwendung! Eine Riesenrunde, alle Großkopferten dabei, und das Ergebnis: Nichts. Null. Niente. Zero. Dabei gäbe es durchaus ein paar schwierige Entscheidungen zu treffen. Aber nö… so dringend ist es ja nicht… wir warten noch einmal zwei Wochen ab… das können wir so nicht entscheiden… da kann ich mir meine Teilnahme auch sparen!“

Stephan schmunzelte innerlich: „Du bist also wütend, weil dir das Meeting wichtig war und das Ergebnis des Meetings aus deiner Sicht nicht erreicht wurde?“

„Ganz genau! Und zwar nicht das erste Mal, sondern das dritte, vierte oder fünfte Mal hintereinander. Ich frage mich wirklich, warum ich da hingehe. Reine Zeitverschwendung!“

„Aha – es handelt sich also um ein Regelmeeting?“ hakte Stephan nach.

„Naja, besser wäre es, wenn es keine Regel gäbe. Aber wir haben derzeit einige Probleme im Unternehmen und versuchen, diese strukturiert anzugehen. So eine Art Task Force. Insofern könnte man dieses Meeting wie eine Art Status Meeting sehen. Bis auf den Umstand, dass nix bei raus kommt.“

Stephan machte eine Pause.

„Wie kann ich dir denn helfen?“

Anna überlegte einen Moment. „Ich weiß einfach nicht, wie ich mit diesem Meeting umgehen soll. Eigentlich halte ich es für wichtig und notwendig. Aber nicht in dieser Form!“

„Was fehlt dir denn, damit das Meeting erfolgreich wird?“

„Ach, das ist total simpel. Erstens werden Arbeits- oder Prüfaufträge vergeben. Wenn diese dann nicht erledigt werden, passiert – genau, gar nichts. Insofern wünsche ich mir, dass hier etwas genauer hingeschaut wird und auch mal kritisch nachgefragt wird, warum nichts passiert. Entweder die Aufträge sind wichtig, dann sollten sie auch erledigt werden und das Ergebnis interessieren. Oder halt nicht – aber dann muss ich die Arbeit gar nicht erst verteilen. Mich beschleicht manchmal das Gefühl, dass meine Kollegen die Aufträge nicht ernst nehmen und weiter business as usual machen. Zweitens wünsche ich mir, dass Entscheidungen getroffen werden. Wie oft kommen wir an eine Stelle, dass wir eine Priorisierung brauchen – ist A wichtiger, oder B? Oder eine Richtungsentscheidung – sollten wir Lösungsidee X verfolgen oder lieber Y? Auch mit solchen Fragen werden wir im Regen stehen gelassen.“

„Und du bist der Meinung, dass nicht du sondern andere Teilnehmer nachfragen bzw. entscheiden sollten?“

Anna wirkte überrascht: „Natürlich! Es sind doch alle Großkopferten da! Sie verteilen doch auch die Aufträge!“

Stephan lachte: „Ganz ruhig! Ich frage doch nur!“

Es entstand eine Pause im Gespräch. Dann hielt es Anna nicht mehr aus: „Also, was kann ich machen?“

„Was wäre denn die richtige Lösung für euer Unternehmen?“

„Habe ich doch bereits gesagt. Aufträge nachhalten und Entscheidungen treffen.“

„Na bitte. Das kannst du machen.“

Anna schwieg. „Ich?“

Stephan schmunzelte: „Na klar. Du kannst fragen, warum ein Arbeitsauftrag nicht erledigt wurde. Du kannst fragen, bis wann er erledigt ist. Du kannst fragen, ob Hilfe bei der Erledigung notwendig ist. Du kannst fragen, was diese Woche anders ist als letzte Woche, warum ihr also mit der Erledigung rechnen könnt. Du kannst eine Entscheidung formulieren und zur Bestätigung in die Runde geben. Du kannst auch explizit transparent machen, dass keine Entscheidung getroffen wird. Wenn es sich um dein Teammeeting handelt, machst du doch genau diese Dinge.“

Anna überlegte einen Moment: „Schon. Aber es ist nicht mein Meeting. Und die Kollegen sind auch nicht meine Mitarbeiter, sondern auf der gleichen Hierarchieebene oder höher…“

Stephan ergänzte: “… und du hast Angst, ihnen mit Anlauf vor das Schienbein zu treten? Weil dein Einsatz für das Unternehmen dir negativ ausgelegt werden könnte?“

„Ja… wobei es ziemlich blöd klingt, wenn du es so formulierst.“ Nach einer kurzen Pause fuhr Anna fort: „Gibt es denn noch andere Möglichkeiten? Ich könnte doch auch den Ranghöchsten auf die Sachlage aufmerksam machen? Und wenn ich der Meinung bin, dass zwar die Aktivitäten sinnvoll sind, nur das Meeting überflüssig ist?“

„Jetzt reden wir aber von einem anderen Problem. Jetzt hört es sich eher so an, als ob dich jemand zu einem Meeting eingeladen hat und du – aus welchen Gründen auch immer – deine Teilnahme nicht rundheraus ablehnen möchtest.“

Anna nickte erleichtert: „Ja, ganz genau.“

„Nun gut. Vorweg: ich bin kein Freund von Vermeidungsstrategien. Langfristig ist es besser, das Problem an der Wurzel zu bekämpfen – in diesem Fall also deine Teilnahme abzusagen oder Inhalt und Struktur des Meetings zu verändern. Manchmal ist dies nicht möglich oder opportun. Dann gibt es aber immer noch eine Reihe von Maßnahmen, wie du etwas Sinnvolles für dich tun kannst. Möglichkeit eins: Du nutzt das Meeting, um deine Präsentationsfähigkeiten zu üben. Überleg dir vorher genau, was du mit deiner Präsentation erreichen möchtest. Bereite dich vor. Halte die beste Präsentation deines Lebens. Wiederhole es. Eine weitere Idee: Nutze das Meeting, um unterschiedliche Präsentationarten zu testen. Beispielsweise mit den üblichen Folien, ohne Folien, mit Fotos, am Flipchart… Die Varianten sind endlos. Nach jedem Meeting reflektierst du, was gut funktioniert hat und warum.“

„Halt, halt… ich muss das gerade mal mitschreiben. Klingt aber erstmal plausibel. Ich verschieben sozusagen mein persönliches Ziel. Ich will nicht mehr, dass das Meeting erfolgreich wird, sondern ich möchte meine Präsentation üben.“

Stephan nahm das Telefon in die andere Hand. „Ich würde jetzt nicht sagen, dass der Meetingerfolg unwichtig ist. Richtig ist aber, dass der Meetingerfolg nur noch ein Ziel ist.“

„Das könnte man ja noch weiter spinnen. Ich könnte die Teilnehmer ja auch jedes Mal überraschen oder unterhalten. Die meisten finden das Meeting ja genauso überflüssig wie ich. Wenn ich dann für 10 Minuten Auflockerung und Entertainment sorge, dann sind sie mir bestimmt dankbar.

Stephan nickte: „Die Idee finde ich gut. Damit bleibst du in positiver Erinnerung. Bereit für weitere Ideen? Du könntest deine Teilnahme auch punktuell und begründet absagen. Beispielsweise wenn es an einem Termin keine Veränderung gegenüber dem letzten Meeting gegeben hat. Kurze Info an den Organisator mit dem Hinweis, dass die anderen Infos ja über das Protokoll verteilt werden.“

Anna ergänzte: „Sehr gut! Oder ich bitte um den ersten Slot auf der Agenda und verabschiede mich direkt im Anschluss. Die anderen Ergebnisse kann ich dem Protokoll entnehmen.“

„Wenn du diese Idee noch einen Schritt weiter gehen möchtest: Du könntest auch eine ausführliche Unterlage erstellen und mit dem Hinweis verteilen, dass alle relevanten Informationen dort enthalten sind. Eine Teilnahme von dir ist nicht notwendig. Rückfragen gerne persönlich.“

Jetzt lachte Anna: „Weil wir beide davon ausgehen, dass es keine Rückfragen geben wird. Finde ich gut!“

Plötzlich wurde Stephan ernst: „Wir haben jetzt ja relativ lange darüber nachgedacht, wie du die Meetings von anderen verbessern kannst oder zumindest das Beste für dich draus machen kannst. Wie sieht es denn eigentlich bei den Meetings aus, die du selbst organisierst?“

„Äh… meine Meetings sind perfekt! Okay, perfekt ist vielleicht etwas hoch gegriffen, aber sie funktionieren. Ich rede jetzt insbesondere von unseren üblichen Scrum Meetings: Stand-Up, Review, Planning usw.“

„Das ist super. Warum funktionieren diese Meetings denn gut?“

Anna atmete tief durch: „Du stellst Fragen. Habe ich noch nie wirklich drüber nachgedacht. Fangen wir mit dem Stand-Up an. Hier sind die Erfolgsfaktoren vermutlich, dass wir eine gemeinsame Uhrzeit gefunden haben und pünktlich anfangen. Um 11:45 Uhr sind auch die letzten eingetrudelt und wir fangen auf die Minute genau an. Das hat etwas gedauert, bis sich alle dran gewöhnt haben, aber inzwischen sind alle pünktlich. Ach, und wir hören auch pünktlich auf. Spätestens um 12:00 Uhr ist Schluss.“

„Wunderbar. Deine Punkte kann man hervorragend verallgemeinern. Lass es mich etwas anders formulieren. Erstens: Fang pünktlich an und höre pünktlich auf. Zweitens: Plane so wenig Zeit wie möglich ich. Meetings dauern immer exakt so lange, wie sie geplant wurden. Auch wenn das eigentliche Thema erledigt wurde, es findet sich anderer Gesprächsstoff. Drittens: Meetings müssen nicht im Meetingraum stattfinden. Sie können auch im Stehen stattfinden, in der Cafeteria, im Freien, bei einem Spaziergang usw.“

„Kannst du mal sehen, was wir intuitiv alles richtig machen. Bevor du fragst: auch Review, Retro und Planning funktionieren gut. Neben dem bereits gesagten ist es hier insbesondere unser Scrum Master, der unsere Diskussionen kanalisiert und uns immer wieder auf den Weg der Tugend zurückholt. Vermutlich könnte man allgemein sagen, dass ein Moderator, der nicht inhaltlich diskutiert, zum Meetingerfolg beiträgt.“

Stephan nickte zufrieden: „Sehr gut. Da haben wir den vierten Punkt. Sag mal… macht ihr Review, Retro und Planning eigentlich an einem Tag?“

„Ja klar. Wir machen sie sogar direkt hintereinander. Wieso?“

„Wieso habt ihr denn dann drei Meetings und nicht eins?“

Anna war verblüfft: „Keine Ahnung… Historisch gewachsen wäre jetzt meine Antwort… Gibt es denn einen Grund?“

„Nun, eine weitere best practice ist ‚ein Meeting – ein Thema‘. Ihr habt drei unterschiedliche Themen, daher drei Meetings. Dies kann man für alle Meetings nutzen, das ist nichts Spezifisches für Scrum. Außerdem hilft es bei der Umsetzung von Maßnahme Nummer sechs.“

„Die da wäre?“ erkundigte sich Anna.

„Du solltest nur die Teilnehmer einladen, die auch wirklich etwas Sinnvolles zum Meeting beitragen können – so wie ihr es vermutlich bei Review und Planning macht. Es gibt aber immer mal wieder die Unart, dass Entscheider einen Stellvertreter schicken – aber vergessen, ihn mit Entscheidungsvollmacht auszustatten. Diese Leute kann man zwar gut zum Protokoll schreiben nutzen – das müssen sie nämlich eh für ihren Chef machen – aber ansonsten sind sie im Meeting überflüssig.“

Anna kicherte: „Ja, da freue ich mich auch immer. Es tauchen Leute zu einem Meeting auf, die noch niemand gesehen hat und die von dem Thema absolut null Ahnung haben. Meistens können sie dann noch nicht einmal ein Protokoll schreiben, weil sie halt das Thema, die Fachbegriffe, Abkürzungen und Teilnehmer nicht kennen. Eigentlich arme Schweine. Mein Highlight war vor einigen Monaten, als einer dieser Mitarbeiter nach 25 Minuten festgestellt hat, dass er im falschen Meeting sitzt.“

„So, ich muss jetzt gleich in ein Meeting. Wie passend. Und deine gute Laune ist auch wiederhergestellt. Gegen Ende des Gesprächs haben wir ja im Wesentlichen über allgemeine Tipps & Tricks gesprochen. Dein eigentliches Anliegen war aber die Frage, wie du mit eurem Krisenmeeting umgehen kannst. Hier noch einmal mein Appell, dir zu überlegen, welche Handlung im Interesse eures Unternehmens wäre.“

„Stephan, ich danke dir. Du hast mich wie immer mit Gedankenanstößen versorgt. Und auch über diese Frage werde ich noch etwas nachdenken und dann eine Entscheidung treffen, wie ich damit umgehe. Viel Spaß im Meeting!“

Fußnote:

Dieser Artikel ist ein Kapitel meines Buches „Project Leadership – Mit Führungs- und Sozialkompetenz zu Spaß und Erfolg im Projekt“. Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, können Sie das vollständige Buch hier kostenlos herunterladen oder bei Amazon für den Kindle finden.

 

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