Project Leadership

5 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in einem verteilten Team

Ich bin ein großer Freund von direkter Kommunikation. Ich kann an der Reaktion meines Gegenübers erkennen, ob er meine „Message“ verstanden hat. Ich kann nachfragen. Ich kann ihn bitten, die Message noch einmal zu wiederholen. Ich kann Kontext hinzufügen oder weitere Details ergänzen. Außerdem liebe ich Visualisierungen. Wie oft habe ich „Aha-Momente“ erlebt, wenn das Ergebnis einer Diskussion auf einem Flip Chart festgehalten wurde oder ein Arbeitsablauf auf einem Whiteboard skizziert wurde (siehe auch mein Beitrag Aufschreiben und visualisieren – eine Führungsaufgabe?). Das setzt natürlich voraus, dass alle Gesprächsteilnehmer auch das Flip Chart bzw. Whiteboard sehen können.

Insofern war ich einem verteilten Projektteam etwas skeptisch eingestellt. Die Vorteile waren klar: Einsatz von Mitarbeitern mit den benötigten Skills unabhängig vom Wohnort. Hohe Flexibilität des Zeiteinsatzes bei den Kollegen. Niedrige Reisekosten. Potenziell eine höhere Motivation durch niedrigere Reisetätigkeit. Insofern war die Frage weniger, ob wir in einem verteilten Team arbeiten, sondern wie wir die Zusammenarbeit optimal gestalten.

Inzwischen bin ich geläutert. Die Arbeit in einem verteilten Team kann wunderbar funktionieren und für jeden einzelnen und für das Projekt viele Vorteile bieten. Die folgenden Elemente tragen aus meiner Sicht dazu bei, dass verteilte Teams gut funktionieren.


Nutzen Sie eine Videokonferenzlösung mit guter Qualität und einfacher Bedienung.

Das erscheint auf den ersten Blick als Selbstverständlichkeit. In dem Moment, in dem eine direkte Kommunikation nicht möglich ist, wird sie durch Video ersetzt. Toolunterstützung gibt es wie Sand am Meer, beispielsweise Cisco WebEx oder Google Hangouts. Die Problematik liegt daher auch weniger in den Tools, sondern in den Details.

Benutzen Sie hochwertige Headsets oder Freisprecheinrichtungen

Rauschen in der Leitung, Störgeräusche, eine zu niedrige (oder zu hohe) Empfindlichkeit des Mikrophons machen jede Videokonferenz zur Qual. Probieren Sie es selbst aus, wie sich die Freisprecheinrichtung eines Handys, eines Computers, eines Festnetztelefons und eine hochwertige Konferenzspinne bzw. ein hochwertiges Headset anhören. Die Unterschiede sind gravierend!

Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung während der Videokonferenz

Das beste Headset bringt nichts, wenn gleichzeitig 10 Kollegen lautstark diskutieren oder die Schnellstraße neben dem geöffneten Fenster verläuft. Diese Störgeräusche machen für alle anderen Teilnehmer die Konferenz schnell zur Qual.

Sorgen Sie für gute Beleuchtung Ihres Gesichts

Hochauflösende Kameras sind aktuell kein Problem, jeder PC, jede Videokonferenzlösung und jedes Handy bietet mehr als ausreichende Kameraauflösung. Achten Sie aber bitte darauf, dass die Gesichter der Teilnehmer ausreichend ausgeleuchtet sind und beispielsweise kein helles Fenster im Hintergrund die Belichtungsautomatik der Kamera in die Irre führt. Es ist wie bei Fotos: Bilder im Gegenlicht sind künstlerisch interessant, aber kaum zu erkennen.

Machen Sie die Nutzung des Videokonferenztools so einfach wie möglich

Ein Videoanruf sollte mit einem Klick möglich sein, bei einer Konferenz mit mehreren Teilnehmern könnte eine Integration in Ihre Kalender-Anwendung (z.B. Outlook) sinnvoll sein, damit Sie direkt beim Erstellen des Termins eine Videokonferenz hinzufügen können. Je umständlicher die Bedienung, desto größer die Hürde, eine Videokonferenz tatsächlich zu nutzen.

Passen Sie Ihre Methoden an

Es geht nicht darum, eine völlig neue Arbeitsweise zu erfinden, sondern die Essenz von bestimmten Vorgehensweisen auf eine andere Situation zu übertragen. Nehmen wir das Beispiel „Brainstorming“: Die Essenz des Brainstormings ist es, auf den Ideen anderer aufzubauen und sie weiter zu entwickeln. Insofern ist es hilfreich, diese Ideen für alle sichtbar zu dokumentieren. Hier kommt üblicherweise ein Flip Chart zum Einsatz oder Post-Its. In einem verteilten Team können Sie beispielsweise die Online-Version von Excel nutzen, damit alle gleichzeitig Ideen einbringen können. Auch das Gruppieren von Ideen ist problemlos. Und das Wichtigste: alle Teilnehmer können zu jeder Zeit alle Ideen sehen und darauf aufbauen. Ein anderes Beispiel: Planning Poker. Ja, die Poker-Karten sind schon sehr praktisch. Aber sind sie das Entscheidende beim Schätzen? Nein, es geht vielmehr um die unvoreingenommene Meinung eines jeden Einzelnen und den anschließenden Austausch. Hier gibt es inzwischen diverse Online-Tools, sie können aber auch wieder Excel nutzen und jeder schätzt auf Kommando in „seiner“ Spalte.

Nutzen Sie eine asynchrone Kommunikation – aber geschickt

Die bisherigen Tipps hatten im Wesentlichen das Ziel, eine direkte Kommunikation zwischen Menschen bestmöglich an verteilten Orten zu ermöglichen. Nicht immer ist eine direkte Kommunikation möglich und nicht immer ist sie sinnvoll. Vorhang auf für eine asynchrone Kommunikation, beispielsweise via Chat, Email oder Voicemail. Der Vorteil einer asynchronen Kommunikation ist recht offensichtlich: der Empfänger wird in seiner aktuellen Aufgabe nicht gestört und kann antworten, wenn es am Besten in seine Arbeitsgestaltung passt. Immer mal wieder artet diese Kommunikationsform allerdings in ein Ping-Pong aus, in dem Nachrichten 5, 10 oder 20 Mal hin und her geschickt werden. Damit dies nicht passiert, ist Kontext wichtig. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und versuchen Sie, alle für die Beantwortung der Frage oder Erfüllung der Aufgabe notwendigen Informationen beizusteuern. Das ist natürlich aufwändiger als „Hey Joe“ durch den Raum zu brüllen, aber es ermöglicht längere Phasen konzentrierten Arbeitens.

Suchen Sie disziplinierte, eigenständige Mitarbeiter

Durch die Arbeit an mehreren Standorten (unter Umständen auch Homeoffice) entfällt ein gewisses Maß an sozialem Druck in einer Gruppe. Es ist wenig praktikabel, die Arbeit in extrem kleine Teile zu schneiden und einmal pro Stunde nach der Fertigstellung zu fragen und die nächste Aufgabe zu verteilen. Mitarbeiter in verteilten Teams sollten in der Lage sein, ihren Arbeitstag diszipliniert und eigenständig zu gestalten, ohne dass jemand ständig Händchen halten muss.

Überprüfen Sie Ihre eigene Einstellung in Bezug auf verteilte Teams

Sehen Sie verteilte Teams als Chance, mit den besten Mitarbeitern zusammenzuarbeiten? Sehen Sie verteilte Teams als Chance, für jedes Teammitglied das individuell beste Arbeitsumfeld und die beste Arbeitsorganisation zu finden? Wenn ja, dann wird die Zusammenarbeit funktionieren. Wenn Sie allerdings ständig das Haar in der Suppe suchen, werden Sie auch ständig durch Probleme bestätigt und ausgebremst werden.

Vielleicht helfen Ihnen diese Tipps ja, mit Ihrem Team noch besser zusammenzuarbeiten oder den Schritt zu verteilten Teams zu versuchen. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht und welche Tipps können Sie ergänzen?

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