Einerseits ist Kommunikation total einfach: Du quatschst drauflos. Andererseits ist dieser Ansatz nicht immer der beste – gerade wenn du Führungskraft bist und ein oder mehrere Teams führst. Daher möchte ich dir in diesem Beitrag unterschiedliche Kommunikationstechniken an die Hand geben sowie eine Guideline, für welchen Zweck eine bestimmte Technik besonders geeignet ist.

Die Ziele der Kommunikation

Als Führungskraft hast Du vielfältige Ziele, die Du mit Deiner Kommunikation erreichen möchtest. Es ist entscheidend, dass du dir über dein Ziel im Klaren bist, um die geeignete Technik auszuwählen. Lass uns ein paar dieser Ziele genauer betrachten:

• Eher fachlich:
  • Informationen verteilen und austauschen: Beispiele können Projektupdates sein oder Neuigkeiten aus dem Unternehmen
  • Problemlösungen erarbeiten: Die eigentliche kreative, innovative Arbeit im Projekt – wir lösen Probleme für unsere Kunden und unser Unternehmen
  • Entscheidungen treffen, fachliche Konflikte lösen: Mehrere Wege führen zum Ziel und haben unterschiedliche Vor- und Nachteile.
  • Verständnis für Lösungen schaffen: Eine Erläuterung, warum genau diese Lösung entwickelt wurde und welche Alternativen aus welchen Gründen verworfen wurden.
• Eher menschlich
  • Beziehungen aufbauen und pflegen: Wir sind alle Menschen. Wie gut kennst du deine Mit-Menschen? Was treibt sie um? Was begeistert sie? Was belastet sie? Was ist ihnen wichtig?
  • Motivation und Engagement erhöhen: Nur ein Wort - Tschaka!
  • Menschliche Konflikte lösen: Wir sind alle Menschen – da treten in der Zusammenarbeit auch Konflikte auf.
  • Verständnis für Sichtweisen schaffen: Wir sind alle Menschen, wir sind alle individuell. Andere Sichtweisen sind normal. Schaffen wir es, diese anderen Sichtweisen nachvollziehen zu können?

Insofern: Bevor du über eine Kommunikationstechnik nachdenkst, solltest du Klarheit über das Ziel haben.

Kategorisierung von Kommunikationstechniken

Kommunikationstechniken lassen sich kategorisieren. Drei dieser Cluster möchte ich hier vorstellen:

1. Synchrone vs. Asynchrone Kommunikation
2. Verbale vs. Schriftliche Kommunikation
3. Kommunikation mit einer Person, einer kleinen Gruppe und einer großen Gruppe

Synchrone vs. Asynchrone Kommunikation

Synchrone Kommunikation wird durch Echtzeitinteraktion definiert und umfasst Beispiele wie Telefonanrufe, Videokonferenzen, persönliche Gespräche und Live-Chats. Diese Art der Kommunikation bietet sofortiges Feedback und fördert direkte Interaktion sowie stärkere persönliche Verbindungen, was besonders bei dringenden oder komplexen Themen von Vorteil ist. Allerdings erfordert sie, dass alle Beteiligten zur gleichen Zeit verfügbar sind, was bei großen Gruppen oder unterschiedlichen Zeitzonen schwierig sein kann.

Im Gegensatz dazu erfolgt asynchrone Kommunikation zeitversetzt und umfasst E-Mails, Forenbeiträge, aufgezeichnete Videos und Messaging-Apps, wenn diese nicht in Echtzeit genutzt werden. Vorteile sind die Flexibilität, da Beteiligte zu unterschiedlichen Zeiten antworten können, und die Möglichkeit, gründlichere und durchdachtere Antworten zu geben. Diese Art der Kommunikation ist ideal für weniger dringende Themen oder wenn Beteiligte in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Nachteile können Verzögerungen bei der Antwortzeit sowie fehlende sofortige Rückmeldung sein, die zu Missverständnissen führen könnten.

Verbale vs. Schriftliche Kommunikation

Verbale Kommunikation erfolgt durch gesprochene Worte und beinhaltet Gespräche, Telefonanrufe, Videokonferenzen und Präsentationen. Sie bietet sofortiges Feedback und Interaktion, wobei Tonfall, Lautstärke und Betonung zusätzliche Bedeutung vermitteln. Dies fördert persönliche Verbindungen und direkte Interaktion. Nachteile sind die Flüchtigkeit gesprochener Worte, die leicht vergessen werden können, sowie mögliche Missverständnisse durch Akzente, Dialekte oder schlechte Tonqualität. Zudem erfordert verbale Kommunikation oft die gleichzeitige Anwesenheit der Gesprächspartner.

Im Gegensatz dazu erfolgt schriftliche Kommunikation durch geschriebene Worte, wie in E-Mails, Briefen, Berichten, Textnachrichten und sozialen Medien. Schriftliche Kommunikation hat den Vorteil der Dauerhaftigkeit, da geschriebene Worte gespeichert und später nachgelesen werden können. Sie ermöglicht Überarbeitung und sorgfältige Formulierung und kann zeitversetzt erfolgen, ohne dass beide Parteien gleichzeitig verfügbar sein müssen. Nachteile sind fehlende nonverbale Hinweise wie Tonfall und Körpersprache sowie Verzögerungen bei der Antwortzeit, die zu Missverständnissen durch unklare Formulierungen oder Tippfehler führen können.

Kommunikation mit einer Person, einer kleinen Gruppe und einer großen Gruppe

Kommunikation mit einer Person bietet eine intime und vertrauliche Austauschatmosphäre, hohe Interaktivität und sofortiges Feedback sowie die Möglichkeit, das Gespräch individuell anzupassen. Dies fördert tiefere persönliche Verbindungen und ermöglicht es, auf individuelle Bedürfnisse und Anliegen einzugehen, was bei großen Gruppen oder mehreren Einzelgesprächen zeitaufwendig sein kann.

Kommunikation mit einer kleinen Gruppe, typischerweise zwischen drei bis etwa zehn Personen, ist durch interaktive und dynamische Gespräche gekennzeichnet, bei denen verschiedene Perspektiven und Ideen eingebracht werden können. Diese Art der Kommunikation fördert Teamarbeit und Zusammenarbeit, wobei verschiedene Meinungen und Ideen berücksichtigt werden können. Sie erfordert jedoch Moderation und Struktur, um effektiv zu sein, und kann potenzielle Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten mit sich bringen.

Kommunikation mit einer großen Gruppe, bestehend aus mehr als zehn Personen, erfolgt oft in Form von Präsentationen oder Vorträgen und erfordert klare Struktur und Organisation. Diese Art der Kommunikation ist weniger interaktiv und mehr einseitige Informationsvermittlung, unterstützt durch Präsentationsmedien wie PowerPoint. Sie ermöglicht es, viele Menschen gleichzeitig zu erreichen und Informationen effizient zu vermitteln, was jedoch weniger persönliche Interaktion und Feedback sowie Schwierigkeiten bei der Berücksichtigung individueller Bedürfnisse und Fragen mit sich bringen kann, neben der Gefahr potenzieller technischer Probleme oder Ablenkungen.

Die passende Kommunikationstechnik für jeden Anlass

Nun geht’s in media res – welche Kommunikationstechnik könntest du für jeden dieser Anlässe wählen. Ich sage hier bewusst “könntest”, denn die folgenden Gedanken spiegeln meine Sichtweise und meinen Stil wider. Das solltest du entsprechend für dich anpassen.

Informationen verteilen und austauschen

Dieses Kommunikationsziel bietet meines Erachtens in den meisten Unternehmen und Teams das größte Verbesserungspotenzial. Üblicherweise wird ein Meeting einberufen, eine Person teilt verbal Informationen, ggf. sind die Kernbotschaften in eine Präsentation verpackt. Ein Protokoll gibt es üblicherweise nicht. Dieses Vorgehen führt zu folgenden Problemen:

• Die Kommunikation ist nicht präzise und hängt stark von der Vorbereitung der Person ab. Die Präzision reicht von “nichtssagender Schwafelei” bis “on point”.
• Wer nicht direkt teilnimmt, erhält die Informationen nicht oder nur bruchstückhaft
• Werden in einem Meeting mehrere Themen betrachtet, interessieren sich manche Zuhörer evtl. nur für einen Teil der Themen und “verschwenden” Zeit
• Es ist herausfordernd, alle Zuhörer zur gleichen Zeit zu erreichen

Was also tun?

• Bei einer großen Gruppe: Nutze schriftliche Kommunikation, sammle Feedback und Fragen schriftlich ein und beantworte diese
• Bei einer kleinen Gruppe: Nutze schriftliche Kommunikation als Briefing für eine Besprechung. Teile eine sehr kurze Zusammenfassung in der Besprechung und nutze die Zeit für Rückfragen und Anregungen.
• Bei Online-Besprechungen: Nimm diese zusätzlich auf und lasse automatisch ein Transkript sowie eine Zusammenfassung erstellen.

Ziel sollte es hier sein, einerseits präziser zu kommunizieren und andererseits eine asynchrone Kommunikation zu ermöglichen.

Problemlösungen erarbeiten

Hier geht es um die eigentliche Arbeit im Team. Vor Ort, remote oder hybrid – alles ist möglich, alles ist machbar.

Entscheidungen treffen

Hier möchte ich dich besonders sensibilisieren. Wenn du eine Führungskraft bist und es deine Aufgabe ist, eine Entscheidung zu treffen, dann mach dir bitte jedes Mal bewusst: Es geht um eine Entscheidung. Was brauchst du für eine Entscheidung?

• Mindestens 2 Optionen
• Konsequenzen, Vor- und Nachteile für jede dieser Optionen
• Ggf. eine Information zu betrachteten, aber verworfenen Optionen

Es ist nicht deine Aufgabe, die Optionen zu erarbeiten. Es ist nicht deine Aufgabe, die Vor- und Nachteile zu erarbeiten. Deine Aufgabe ist es, zu entscheiden.

Das klingt trivial. Ich prophezeie dir aber eine erhebliche Erziehungszeit. Wie oft kommt jemand mit einem Vorschlag um die Ecke und fragt “sollen wir das so machen”? Dieses Verhalten zu ändern, erfordert von dir eine erhebliche Disziplin. Am Ende geht es aber um bessere Entscheidungen – es lohnt sich!

Verständnis für Lösungen schaffen

Wann immer du dich – oder dein Team sich - für eine Lösung entscheidest, entscheidest du dich auch gegen eine oder mehrere Lösungsoptionen. Vermutlich haben diese Lösungsoptionen auch Fürsprecher - in deinem eigenen Team, in anderen Abteilungen, im Fachbereich, woauchimmer. Nun gilt es, die Gründe für deine Entscheidung zu erläutern und um Verständnis zu werben.

Ich mach das mal an einem Beispiel fest:

• Ihr stellt während des Last- und Performancetests fest, dass die Performance deutlich unter den Erwartungen und Anforderungen liegt
• Ihr prüft unterschiedliche Lösungen
  • Akzeptanz der Performance
  • Performancetuning der Anwendung
  • Einsatz zusätzlicher Hardware
• Ihr entschließt euch, die Performance zunächst zu akzeptieren

Warum? Weil die Inbetriebnahme nur an einem einzigen Wochenende stattfinden kann und ihr diese nicht um ein komplettes Jahr verschieben wollt. Ist jeder glücklich mit dieser Entscheidung? Nein. Kannst du die Akzeptanz der Lösung erhöhen? Ja.

In derartigen Situationen geht es meist um Befindlichkeiten. Es menschelt. Daher empfehle ich verbale Kommunikation. Darüber hinaus empfehle ich dir, Einzelgespräche oder Diskussionen mit Kleingruppen zu führen. Hintergrund ist hier, dass du bei einer sehr großen Gruppe Gefahr läufst, dass sich eine merkwürdige Dynamik entwickelt und auf einmal “der Mob” dir gegenübersteht.

Beziehungen aufbauen und pflegen

Hier ist es einfach: Führe regelmäßig persönliche Gespräche mit deinen Teammitgliedern und Stakeholdern, um ihre individuellen Motivationen und Herausforderungen besser zu verstehen. Zeige dabei auch Mitgefühl und Verständnis für die Anliegen und Gefühle anderer.

Motivation und Engagement erhöhen

Eine wirkungsvolle Methode, um Motivation und Engagement zu erhöhen, ist das Storytelling. Geschichten haben die Fähigkeit, Emotionen zu wecken und Menschen zu inspirieren. Erzähle Geschichten, die die Vision und Werte des Unternehmens darstellen und die Erfolge der Teammitglieder hervorheben. Durch authentische und packende Erzählungen können Teammitglieder eine tiefere Verbindung zu ihren Aufgaben und Zielen entwickeln, da sie die Bedeutung ihrer Arbeit und ihren Beitrag zum großen Ganzen besser verstehen.

Verständnis für Sichtweisen schaffen

Aktives Zuhören, das Spiegeln des Gesagten und das Stellen von offenen Fragen sind wesentliche Techniken, um ein tieferes Verständnis für die Sichtweisen anderer zu schaffen. Es geht immer um die direkte, verbale Kommunikation.

Aktives Zuhören: Indem du bewusst zuhörst und deinem Gegenüber deine ungeteilte Aufmerksamkeit schenkst, signalisierst du Respekt und Wertschätzung. Es hilft dir, die Emotionen und Absichten hinter den Worten zu erkennen, was zu einem besseren Verständnis der Perspektive des Gesprächspartners führt.

Spiegeln des Gesagten: Diese Technik beinhaltet das Wiederholen oder Paraphrasieren der Aussagen des Gesprächspartners. Du zeigst damit, dass du aufmerksam zugehört hast und ermöglichst es dem Gesprächspartner, eventuelle Missverständnisse sofort zu korrigieren. Dadurch wird die Kommunikation klarer und präziser.

Offene Fragen: Offene Fragen regen deinen Gesprächspartner dazu an, ausführlicher zu antworten und seine Gedanken und Gefühle umfassender darzulegen. Sie fördern einen tieferen Einblick in die Perspektiven und Motivationen des Gegenübers und helfen dir, subtile Nuancen besser zu verstehen.

Das Verständnis für die Sichtweisen anderer ist im Team besonders wichtig, da es die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt stärkt. Wenn Teammitglieder sich verstanden und geschätzt fühlen, sind sie eher bereit, offen und ehrlich zu kommunizieren, was die Problemlösung und Entscheidungsfindung verbessert. Ein tieferes Verständnis füreinander fördert Vertrauen, reduziert Konflikte und schafft ein harmonischeres Arbeitsumfeld, in dem kreative und innovative Ideen gedeihen können.

Tipps für die Anwendung der Techniken

Um diese Kommunikationstechniken in verschiedenen Situationen effektiv anzuwenden, kannst Du folgende Tipps beachten:

• Sei authentisch: Deine Kommunikation sollte authentisch und ehrlich sein. Dies stärkt das Vertrauen innerhalb Deines Teams.
• Flexibilität: Passe Deine Kommunikationsweise der Situation und den Bedürfnissen Deiner Teammitglieder an.
• Kontinuierliches Feedback: Gib regelmäßig Feedback und bitte auch um Rückmeldung von Deinem Team. Dies fördert eine offene und transparente Kommunikation.
• Übung macht den Meister: Übe die verschiedenen Techniken regelmäßig, um Deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.

Die Macht der Kommunikation liegt in Deiner Fähigkeit, Deine Ziele klar und effektiv zu vermitteln. Nutze die oben genannten Techniken, um Dein Team zu informieren, zu motivieren und Konflikte zu lösen. Denke daran, dass Du durch Deine Worte und Taten einen großen Einfluss auf die Dynamik und den Erfolg Deines Teams hast. Bleibe authentisch, flexibel und offen für Feedback – und Du wirst sehen, wie sich die Kommunikation in Deinem Team verbessert und die Zusammenarbeit gestärkt wird.