Warum Risikomanagement dein Projekt rettet – und wie du es wirklich nutzt

Kommt dir das bekannt vor? Dein Projekt startet voller Energie, doch plötzlich steht die Ampel auf Gelb oder sogar Rot. Nichts läuft wie geplant, das Team ist gestresst, und irgendwie weiß niemand so recht, wie es weitergeht. Die Ursache: Meistens fehlt ein konsequentes Risikomanagement. Lass uns gemeinsam anschauen, wie du das ändern kannst!

Warum werden Projekte eigentlich „gelb“ oder „rot“?

Meistens, weil irgendetwas schiefgeht – und niemand einen Plan B parat hat. Vielleicht fehlt dir dann auch die Zeit oder die Ressourcen, um richtig zu reagieren. Genau hier setzt Risikomanagement an: Es hilft dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und vorzubeugen, anstatt später hektisch zu improvisieren.

Risiko? Klingt nach Versicherung – und die will man ja eigentlich nie brauchen

Klar, Risikomanagement kostet Zeit und Geld. Es fühlt sich ein bisschen an wie eine Versicherung: Im Idealfall brauchst du sie nie, aber wenn es drauf ankommt, bist du froh, dass du sie hast. Es geht also nicht darum, Risiken zu vermeiden, sondern sie klug zu steuern und vorbereitet zu sein.

Risikovorsorge planen: Wo lohnt sich ein Puffer?

• Ungewissheit gibt’s in jedem Projekt – bei Budget, Zeit und Umfang (Scope).
• Ein Aufschlag von 20 bis 50 % ist keine Seltenheit – vor allem beim Budget.
• Denk aber auch über Zeit- oder Scope-Puffer nach, besonders bei komplexen Vorhaben.

Vor einigen Jahren haben wir ein neues Projekt aufgesetzt. Wir haben die Risikovorsorge für das Budget abgeschätzt und abgestimmt, hier gab es keinen Widerspruch. Der Controllingleiter wollte allerdings nur das Budget ohne Risikovorsorge einplanen und freigeben – die Vorsorge sollte dann nur bei Bedarf freigegeben werden. Das klingt wie eine Kleinigkeit. Tatsächlich schränkt es deinen Handlungsspielraum als Projektleiter wahnsinnig ein. Erstens brauchst du einen Beschluss des Lenkungskreises. Zweitens muss das Budget dann tatsächlich vorhanden sein – in diesem Fall unwahrscheinlich, weil es nicht in die Unternehmensbudgetplanung aufgenommen werden sollte. Es hat viele Diskussionen benötigt, um die Risikovorsorge gemeinsam mit dem Projekt beschließen zu lassen.

Projektstart: Risiken erkennen und Maßnahmen festlegen

• Für den IT-Teil im Projekt werden Risiken meist identifiziert – sei es technologische Risiken, Staffing oder Betrieb. Hier ist die Herausforderung eher, die Gegenmaßnahmen tatsächlich umzusetzen.
• Im Business-Teilt fehlt das Risiko-Bewusstsein häufig. Themen wie Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, Einbindung des Betriebsrats oder Compliance werden gerne übersehen - können aber ein erfolgskritischer Faktor für das Projekt sein.

In einem Projekt wurde die zeitliche Dauer der Prozesse unterschätzt. Mitarbeiter benötigten schlicht deutlich mehr Zeit, um einen Prozess abzuschließen, als geplant. Auf Grund des saisonalen Geschäfts war die zur Verfügung stehende Zeit allerdings fix. In der Konsequenz musste die Einführung des Systems um ein halbes Jahr verschoben werden, um zusätzliche Mitarbeiter einzustellen und zu qualifizieren. Dieses Risiko des Fachbereichs hatte niemand auf dem Radar.

Risiken im Blick behalten – auch während des Projekts!

Im hektischen Alltag bleibt oft keine Zeit, die Risikoliste zu pflegen oder Maßnahmen nachzujustieren. Doch gerade das ist entscheidend: Nur wer Risiken und Pläne regelmäßig aktualisiert, bleibt handlungsfähig.

In einem anderen Projekt hatten wir zu Projektbeginn zwei unterschiedliche technische Lösungsansätze parallel vorangetrieben. Irgendwann waren wir hinreichend sicher, dass die Variante A technisch umsetzbar war und stoppten die Entwicklung von Variante B. Später häuften sich die Probleme in der Variante A. Leider konzentrierten wir uns viel zu lange darauf, Variante A zum Fliegen zu bekommen – anstatt einen Schritt zurückzutreten und nüchtern zu überlegen, ob als Risikomaßnahme die Arbeiten an Variante B wieder aufgenommen werden sollten. Schließlich stoppten wir alle Aktivitäten an A und setzten B um. Erfolgreich, aber mit 5 Monaten Verzögerung. Hinweis am Rande: Glücklicherweise hatten wir zumindest budgetär die Risikovorsorge, um 2 Varianten umzusetzen.

Dein Health Check fürs Risikomanagement

• Hast du eine allgemeine Risikovorsorge eingeplant (Budget, Zeit, Scope)?
• Wie aktuell ist deine Risikoliste? Wann hast du sie das letzte Mal überarbeitet?
• Wie steht es um die Umsetzung deiner Gegenmaßnahmen?

Fazit: Risikomanagement ist kein notwendiges Übel, sondern ein echter Erfolgsfaktor. Nimm dir die Zeit, Risiken zu erkennen, vorzubeugen und regelmäßig zu überprüfen – so kannst du Projekt stets auf den “grünen” Weg des Erfolgs zurückkehren!