Einführung

Ein „Project Health Check“ bedeutet, ein Projekt systematisch auf Herz und Nieren zu prüfen. Wenn ich einen solchen Check mache, schaue ich mir alle relevanten Aspekte an – Ziele, Zeit, Budget – und ganz besonders das Team. Gerade das Projektteam hat nämlich eine Schlüsselrolle: Ich habe erlebt, dass selbst die besten Pläne scheitern, wenn das Team nicht leistungsfähig ist. Deshalb arbeite ich mit einem strukturierten Health-Check-Framework, das alle wichtigen Aspekte abfragt und mir hilft, Problembereiche im Team frühzeitig zu erkennen.

In diesem Beitrag zeige ich dir speziell, worauf du bei der Team-Dimension eines Projekt-Health-Checks achten solltest. Zuerst stelle ich dir wichtige Kriterien vor, an denen du die „Gesundheit“ deines Projektteams messen kannst – von den Qualifikationen der Mitglieder über deren Verfügbarkeit bis zur Diversität und Teamkultur. Daraus entwickle ich eine Checkliste mit detaillierten Fragen, mit der du diese Kriterien bewerten kannst. Anschließend erkläre ich ausführlich, warum diese Kriterien so wichtig sind und wie du ihre Ausprägung konkret einschätzen kannst. Ich hoffe, dass dir dieses Vorgehen hilft, die Leistungsfähigkeit deines Teams realistisch zu beurteilen und gezielt Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Wichtige Kriterien für ein gesundes Projektteam

1. Qualifikationen und Kompetenzen im Team

Ohne die richtigen Fähigkeiten und genügend Fachkompetenz im Team wird kein Projekt erfolgreich sein. Meiner Erfahrung nach bilden die Skills der Teammitglieder das Fundament: Das Team sollte alle notwendigen Skills abdecken, um die Projektanforderungen umzusetzen. Dazu zählen technische Kenntnisse, Branchen-Know-how sowie methodische Fähigkeiten (agile Methoden, klassisches Projektmanagement, etc.). Fehlende Kompetenzen sind ein hohes Risiko – ich habe zum Beispiel gesehen, wie Zeitplan und Qualität leiden, weil wichtige Fachkenntnisse fehlten. In meinem Health Check schaue ich daher genau hin: Hat das Projektteam alle Werkzeuge, Fähigkeiten und Verfahren an Bord, um die Aufgaben zu bewältigen?

Um das herauszufinden, erstelle ich oft eine Skill-Matrix oder schaue mir die Qualifikationsprofile der Teammitglieder an. Ausbildung, Zertifizierungen und Projekterfahrung sollten zum Projekt passen. Ideal ist, wenn etwa Entwickler bereits mit den eingesetzten Technologien vertraut sind und wichtige Fachbereiche durch Experten im Team vertreten werden (z.B. ein Data Scientist, wenn es ein Machine-Learning-Projekt ist). Wenn du hier Lücken feststellst, solltest du gegensteuern – zum Beispiel mit Schulungen, Coaching oder indem du externe Spezialisten hinzuziehst. Ich achte auch darauf, dass das Team als Ganzes alle erforderlichen Rollen abdeckt: Falls intern eine Expertise fehlt, muss sie anderswo hergeholt werden. Ein unausgewogenes Team ohne bestimmte Experten kann sonst schnell Probleme bekommen.

Neben den fachlichen Skills der Teammitglieder verdienen die Schlüsselrollen im Projekt besondere Beachtung. In vielen Projekten sind das der Projektleiter, der Product Owner und der Scrum Master. Diese Rollen tragen entscheidend zur Teamleistung bei, indem sie Führung, Priorisierung und Prozesssicherheit gewährleisten. In meinem Health Check hinterfrage ich gezielt, ob diese Rollen klar besetzt sind und ob die Personen dafür geeignet sind.

• Projektleiter/Projektmanager: Ausreichende Erfahrung im Projektmanagement und Fähigkeiten in Planung, Kommunikation und Führung sind hier Pflicht. Ein Projektleiter muss zwischen Stakeholdern vermitteln, realistische Ziele setzen und das Team effektiv managen – er hält den Laden zusammen. Wichtig sind Soft Skills (Kommunikation, Konfliktlösung) ebenso wie Hard Skills (Methodenkenntnisse in Risiko- und Zeitmanagement). Im Health Check achte ich darauf, ob das Team gut gemanagt wird. Sprich: gibt die Projektleitung dem Team klare Vorgaben, hilft bei Problemen und hält es motiviert? Anzeichen dafür sind z.B. transparente Entscheidungen, regelmäßige Status-Updates und ein Team, das genau weiß, woran es ist.
• Product Owner (PO): In agilen Projekten ist der PO die Schnittstelle zwischen Business und Umsetzung. Der Product Owner sollte tiefes Domänenwissen haben und die Kundenanforderungen verstehen, um eine klare Produktvision zu formulieren. Außerdem muss der PO das Product Backlog managen und priorisieren. Hier sind Entscheidungsfreude und Kommunikation entscheidend: Der Product Owner sollte leicht erreichbar sein, Fragen rasch beantworten und fundierte Entscheidungen über den Projektumfang treffen. Beim Health Check frage ich: Hat der Product Owner die nötige Kompetenz und Autorität, um Anforderungen zu definieren und Prioritäten zu setzen? Und arbeitet der PO konstruktiv mit Stakeholdern und Team zusammen? Ein guter PO zeichnet sich z.B. dadurch aus, dass das Product Backlog immer gut gepflegt und priorisiert ist und Änderungen klar kommuniziert werden.
• Scrum Master: In agilen Teams betrachte ich auch immer den Scrum Master, denn diese Rolle ist wichtig für die Teamgesundheit. Der Scrum Master sollte Scrum in- und auswendig kennen und als Coach und Unterstützer für das Team da sein. Wichtige Fähigkeiten sind Moderationskompetenz für Meetings und Empathie sowie Konfliktlösungskompetenz, um bei Bedarf vermitteln zu können. Ich schaue: Werden die Scrum-Meetings effektiv moderiert und Hindernisse schnell beseitigt? Entwickelt sich das Team durch Retrospektiven kontinuierlich weiter? Ein guter Scrum Master fördert die Selbstorganisation – im Idealfall wird das Team so effektiv, dass es kaum noch Eingreifen braucht. Auch die Zufriedenheit im Team hängt daran: Zufriedene, engagierte Teammitglieder sind ein Hinweis darauf, dass der Scrum Master seine unterstützende Aufgabe erfüllt und ein gesundes Umfeld schafft.

2. Verfügbarkeit und Fokus der Teammitglieder

Ein oft unterschätzter Faktor für die Team-Performance ist die verfügbare Arbeitszeit und der Fokus der Mitglieder aufs Projekt. In vielen Unternehmen erlebe ich, dass Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten oder im Tagesgeschäft stecken. In meinem Health Check prüfe ich daher kritisch: Wie viel Zeit kann jeder im Team dem Projekt widmen? Ideal ist ein hoch fokussiertes Team, in dem jede Person einen signifikanten Teil (möglichst >80 %) ihrer Arbeitszeit am Projekt arbeitet. Ist das nicht der Fall, drohen Multitasking und ständige Kontextwechsel die Produktivität massiv zu beeinträchtigen. Studien zeigen zum Beispiel, dass Wissensarbeiter im Schnitt 9,5 Minuten brauchen, um nach einer Unterbrechung wieder in ihre Aufgabe zu kommen, und dass 45 % der Befragten sich durch dieses ständige Hin- und Herspringen weniger produktiv fühlen. Kontextwechsel kosten Zeit und mentale Energie, führen zu Fehlern und ermüden das Team.

Was heißt das praktisch für dich? Wenn deine Teammitglieder durch andere Verpflichtungen abgelenkt sind, musst du gegensteuern – z.B. Prioritäten mit dem Management neu verhandeln oder zusätzliche Ressourcen ins Projekt holen. Ein dediziertes Team ist ein echter Erfolgsfaktor, denn es kann sich voll konzentrieren und erzielt schnellere Ergebnisse. In agilen Umgebungen ist es daher Best Practice, cross-funktionale Teams zu bilden, die ausschließlich an einem Projekt arbeiten. Wenn das nicht möglich ist, verschaffe dir zumindest Transparenz: Erfasst die Arbeitszeiten und schaut euch an, wieviel Aufmerksamkeit das Projekt tatsächlich bekommt. Ein Warnsignal ist z.B., wenn Teammitglieder weniger als ~30 % ihrer Zeit fürs Projekt aufwenden können – dann ist das Projekt vermutlich unterbesetzt oder die Leute sind überlastet.

3. Teamzusammensetzung und Diversität

Welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Vielfalt im Team vorhanden sind, beeinflusst die Problemlösungsfähigkeit enorm. Ein interdisziplinäres und diverses Team kann Herausforderungen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und oft kreativere Lösungen finden. Diversität beziehe ich dabei nicht nur auf demografische Merkmale (Geschlecht, Alter, Kultur), sondern auch auf Denkstile, berufliche Hintergründe und Erfahrung. Laut einer PMI-Studie sagen 88 % der Projektprofis, dass diverse Projektteams einen höheren Mehrwert liefern. Ich sehe das genauso: Je vielfältiger eine Gruppe ist, desto besser löst sie Probleme, denn die kollektive Intelligenz und Kreativität steigen mit der Vielfalt.

In meinem Team-Health-Check stelle ich mir deshalb Fragen wie: Hat mein Projektteam verschiedene Fähigkeiten und Fachdisziplinen an Bord, passend zu unseren Anforderungen? Gibt es eine ausgewogene Mischung aus erfahrenen Leuten und jungen Talenten, aus strategischen Denkern und operativen Machern? Und herrscht im Team eine Kultur der Offenheit, sodass unterschiedliche Meinungen auch gehört werden? Diversität bringt nämlich nur etwas in einem inklusiven Umfeld, in dem alle zu Wort kommen.

Ich überlege auch, ob eventuell wichtige Perspektiven fehlen. Zum Beispiel: Arbeitet ein reines Entwicklerteam ohne Input aus dem Fachbereich? Haben alle Teammitglieder einen ähnlichen Hintergrund, so dass wir Gefahr laufen, etwas zu übersehen („Betriebsblindheit“)? In solchen Fällen hole ich mir aktiv zusätzliches Know-how ins Team oder zumindest beratend hinzu. Maßnahmen zur Förderung von Diversität – gemischte Teams, offener Wissensaustausch, andere Blickwinkel einbeziehen – lohnen sich meiner Erfahrung nach immer. Ich habe erlebt, dass vielfältige, interdisziplinäre Teams deutlich innovativer und oft auch effizienter arbeiten.

4. Teamdynamik & Führung

4.1 Teamdynamik, Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein Team kann nur erfolgreich sein, wenn die Zusammenarbeit und interne Kommunikation stimmen. Ich habe erlebt, dass selbst Top-Fachleute als Team scheitern können, wenn Zusammenhalt und Abstimmung fehlen. Darum achte ich in meinem Team-Check besonders auf die Qualität der Zusammenarbeit: Arbeiten die Teammitglieder konstruktiv zusammen? Teilen sie Informationen und Wissen offen miteinander? Gibt es regelmäßige Abstimmungsmeetings (Daily Stand-ups, Weeklies) und laufen diese effektiv ab? Schwache Kommunikation ist oft ein Hauptgrund, warum Projekte scheitern. Daher frage ich: Gibt es einen Kommunikationsplan oder zumindest klare Absprachen, wie im Projekt kommuniziert wird? Fühlen sich alle ausreichend informiert?

Ein gesundes Team zeichnet sich durch Vertrauen und Transparenz aus. Vertrauen ist gewissermaßen das soziale Kapital des Teams: Jeder muss sich darauf verlassen können, dass die anderen ihren Part liefern und man bei Problemen Unterstützung bekommt. Ist das Vertrauen im Team gering, zögern Mitarbeiter beispielsweise, Fragen zu stellen oder Probleme anzusprechen – und das bremst das Projekt. Als Projektleiter (bzw. Scrum Master) achte ich deshalb sehr auf die zwischenmenschliche Chemie. Team-Building-Maßnahmen wie Workshops oder gemeinsame Events können helfen, den Zusammenhalt zu stärken und Vertrauen aufzubauen. Konflikte spreche ich sofort an und versuche, sie frühzeitig zu lösen, bevor sie die Zusammenarbeit belasten.

Wichtig ist auch offene Kommunikation im Team: Werden Informationen zurückgehalten? Wenn Teammitglieder wichtige Infos für sich behalten, leidet die Performance – alle sollten Zugang zu den relevanten Fakten haben. Ich versuche daher, eine Kultur zu fördern, in der Fragen und auch konstruktive Kritik willkommen sind. Tools wie Chats oder Wikis setze ich unterstützend ein, aber sie ersetzen keine echten Gespräche. Entscheidend ist, dass alle das Gefühl haben, auf dem Laufenden zu sein. Ein guter Indikator: Wenn jeder im Team sagen würde, „Ich weiß, woran die anderen arbeiten und was der aktuelle Stand ist.“

Zusammengefasst frage ich mich immer, wie gut die interne Zusammenarbeit funktioniert. Positive Zeichen: Wissen wird geteilt, Probleme werden gemeinsam gelöst, das Team zieht an einem Strang. Warnzeichen: Silobildung, häufige Missverständnisse, Doppelarbeit oder lange Reaktionszeiten auf Anfragen. Für den Health Check kann es hilfreich sein, anonymes Feedback im Team einzuholen oder in Einzelgesprächen nachzufragen, wie die Kommunikation empfunden wird.

4.2 Motivation, Stimmung und Führungskultur

Die Motivation im Team – also die Stimmung – wirkt sich direkt auf die Projektergebnisse aus. Ich habe oft gesehen: Ein motiviertes Team meistert auch große Herausforderungen, während ein demotiviertes Team selbst einfache Dinge nicht zuverlässig hinbekommt. Daher gehört für mich zum Team-Check die Frage: Wie ist die Stimmung im Team? Das lässt sich natürlich nicht in Zahlen ausdrücken, aber es gibt Indikatoren: Zum Beispiel wie engagiert die Leute in Meetings sind, ob sie bereitwillig zusammenarbeiten, der Tonfall in der Kommunikation, Krankheitsstände oder Fluktuation im Team. Als Projektleiter brauchst du ein Gespür dafür, ob das Team unter Druck steht, ob Frust aufkommt oder ob alle mitziehen.

Führungskultur spielt hier eine riesige Rolle. Fühlt sich das Team gut geführt und unterstützt, ist die Stimmung meist positiv. Ein micromanagender oder abwesender Projektleiter dagegen kann viel Unmut erzeugen. Gute Führung bedeutet für mich, klare Ziele zu setzen, Erfolge anzuerkennen und ein offenes Ohr für Probleme zu haben. In agilen Teams kümmert sich ein guter Scrum Master darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem das Team sich selbst motiviert und kontinuierlich verbessert. In klassischen Projekten ist oft der Projektmanager gefragt, diese positive Teamkultur vorzuleben.

Bei einem Health Check prüfe ich daher auch: Bekommt das Team den nötigen Rückhalt vom Management (Projektleiter und ggf. Linienvorgesetzten)? Werden Erfolge gefeiert und Misserfolge konstruktiv aufgearbeitet? Eine gesunde Fehlerkultur – in der aus Fehlern gelernt wird, statt Schuldige zu suchen – ist extrem wichtig für die Moral und damit die Leistung des Teams. Um die Stimmung greifbar zu machen, kann man Team-Befragungen durchführen oder in agilen Projekten die Retrospektiven nutzen, um offenes Feedback einzusammeln. Eine Frage, die ich mir stelle: „Würden die Teammitglieder nochmal in diesem Projekt mitarbeiten wollen?“ Wenn die ehrliche Antwort „Nein“ ist, muss ich dringend etwas ändern – z.B. einen Team-Workshop, Gespräche mit der oberen Leitung oder die Arbeitsbedingungen verbessern.

Kurz gesagt: Ein positives, motivierendes Arbeitsklima ist kein „Nice-to-have“, sondern ein knallharter Erfolgsfaktor. Teams leisten am meisten, wenn sie sich wertgeschätzt fühlen und ein gemeinsames Ziel vor Augen haben. Deshalb beleuchte ich in meinem Health Check neben den harten Fakten (Zeit, Budget) immer auch den Team-Spirit.

Häufige Herausforderungen und Maßnahmen

Trotz guter Planung stehen auch sehr gut zusammengestellte Teams in der Praxis oft vor ähnlichen Problemen. Ein Project Health Check soll nicht nur den Ist-Zustand ermitteln, sondern auch helfen, Ursachen von Problemen zu verstehen und Verbesserungen anzustoßen. Im Folgenden gehe ich auf ein paar häufige Team-Probleme ein und wie du ihnen begegnen kannst:

Skill-Lücken: Selbst nach sorgfältiger Personalplanung kann es passieren, dass im Laufe des Projekts bestimmte Kompetenzen fehlen. Vielleicht kommen neue Anforderungen ins Spiel (eine unerwartete Technologie) oder die vorhandenen Leute sind doch nicht so erfahren wie gedacht. Hier gilt es, schnell gegenzusteuern. Oft hilft Upskilling – schicke Teammitglieder auf Schulungen oder organisiere einen Fachexperten, der das Team coacht. Ist die Lücke kritisch und eilig, kannst du auch externe Expertise ins Boot holen (z.B. einen Berater oder zusätzlichen Entwickler). Langfristig solltest du aus solchen Fällen lernen, um künftig besser vorzuplanen – etwa indem du in deiner Organisation eine Skill-Datenbank pflegst, wer welche Expertise hat. Dann findest du von Anfang an die richtigen Leute für jedes Projekt.

Überlastung & geteilte Ressourcen: Wie oben beschrieben, ist eine der größten Herausforderungen die begrenzte Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen. In vielen Firmen arbeiten Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten – manchmal geht es nicht anders, aber die Auswirkungen sind fatal: Stress, Überlastung und Qualitätseinbußen durch ständige Kontextwechsel. Hier muss das Management Prioritäten setzen. Wenn dein Health Check ergeben hat, dass z.B. eine wichtige Person nur mit halber Zeit im Projekt ist, solltest du das offen ansprechen. Mögliche Maßnahmen: zusätzliche Leute ins Team holen, Aufgaben umverteilen oder im Extremfall den Projektumfang reduzieren, falls keine Kapazität aufzutreiben ist. Hilfreich ist eine transparente Kapazitätsplanung: Lege offen, wer wieviel Zeit fürs Projekt hat, und aktualisiere das regelmäßig. Und versuche, dein Team vor unnötigen Störungen von außen zu schützen – z.B. indem ihr mit Vorgesetzten vereinbart, dass Teammitglieder in kritischen Phasen nicht für andere Projekte abgezogen werden.

Schwache Kommunikation: Viele Teamprobleme wurzeln in schlechter Kommunikation. Typische Symptome: Niemand hat den vollen Überblick, was die anderen tun; es gibt unterschiedliche Informationsstände; Entscheidungen werden nicht nachvollziehbar kommuniziert. Dem kannst du entgegenwirken, indem du bewusste Kommunikationsrituale etablierst. In agilen Teams gibt es Daily Scrums, Reviews, Retros etc., aber auch in klassischen Projekten kannst du z.B. wöchentliche Team-Meetings (Jour fixe) einführen. Wichtig: Alle relevanten Stakeholder sollten einbezogen sein und Meetings effizient ablaufen (klare Agenda, keine endlosen Monologe). Außerdem solltest du ein zentrales Projekt-Tool nutzen (etwa ein Ticketsystem oder Kanban-Board), damit alle Infos für das Team zugänglich sind. Als Projektleiter fördere ich aktiv eine offene Kommunikationskultur – ich frage z.B. in Runden, ob alle die Infos haben, die sie brauchen. Versuche, Info-Silos aufzubrechen: Lass Leute aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeiten (Pair Programming, bereichsübergreifende Workshops), damit Wissen nicht nur bei Einzelnen bleibt.

Niedrige Moral/Konflikte: Wenn der Health Check eine schlechte Stimmung im Team aufdeckt, ist das ein Alarmsignal. Demotivation kann viele Ursachen haben: Dauerndes Feuerlöschen, ausbleibende Erfolgserlebnisse, persönliche Konflikte oder das Gefühl, nur Kritik und keine Wertschätzung zu bekommen. Hier brauchst du Feingefühl. Sprich das Team darauf an – vielleicht in einem Workshop oder in der Retro – und finde heraus, wo das Problem liegt. Bei persönlichen Konflikten kann ein neutraler Moderator (Scrum Master, HR oder externer Coach) helfen, der vermittelt. Bei Überlastung oder Frust wegen unrealistischer Ziele muss ggf. die Führungsebene die Rahmenbedingungen ändern (realistischere Planung, Zwischenziele feiern, Team vergrößern). Anerkennung ist ein einfaches, aber wirksames Mittel: Lobe gute Arbeit, feiert einen erreichten Meilenstein gemeinsam, unternimm vielleicht etwas als Team. Wichtig ist, dass du als Führungskraft Vorbild bist: Sei positiv und lösungsorientiert, aber nimm die Sorgen der Leute ernst. Wenn das Team sieht, dass Probleme gehört und gelöst werden, steigt das Vertrauen und damit auch die Motivation.

Natürlich gibt es noch weitere Herausforderungen (plötzliche Planänderungen, externe Abhängigkeiten usw.), aber die genannten begegnen mir in Bezug auf die Team-Performance am häufigsten. Wichtig ist, dass du die im Health Check erkannten Probleme nicht nur dokumentierst, sondern aktiv angehst – also einen Maßnahmenplan erstellst und diesen verfolgst. Ein gesundes Projektteam entsteht nicht von allein, sondern braucht aktive Teamarbeit und vorausschauendes Management.

Fazit: Team-Health sichtbar machen und kommunizieren

Zum Abschluss: Ein Project Health Check mit Fokus auf dem Team gibt dir die Chance, die „weichen“ Erfolgsfaktoren deines Projekts sichtbar zu machen. Die Kriterien Qualifikation, Verfügbarkeit, Diversität, Zusammenarbeit und Stimmung ergeben zusammen ein umfassendes Bild, wie es menschlich im Projekt läuft – und genau dort entscheiden sich oft Erfolg oder Misserfolg. Die oben vorgestellte Checkliste hilft dir, diese Aspekte strukturiert zu bewerten und Stärken sowie Schwachstellen deines Teams offen zu legen.

Wichtig ist, dass du die Ergebnisse des Health Checks klar an die Stakeholder kommunizierst. Gerade Punkte wie Team-Moral oder Skill-Gaps musst du eventuell dem Management deutlich machen, um Unterstützung zu bekommen. Bewährt hat sich eine übersichtliche Darstellung, z.B. ein Ampelbericht oder Scorecards für jedes Kriterium. Du kannst etwa eine Tabelle erstellen, in der du jedem der obigen Punkte einen Status gibst (Grün = okay, Gelb = Achtung, Rot = kritisch). Grafische Aufbereitung – z.B. Balken für die Auslastung oder Tortendiagramme für die Skill-Abdeckung – hilft, die Team-Gesundheit auf einen Blick darzustellen. In Lenkungsausschüssen oder Status-Meetings sollten neben den klassischen Kennzahlen (Budget, Termine) auch die Teamfaktoren kurz besprochen werden. Vielleicht ein eigenes kleines Kapitel „Team Health“ im Statusbericht, in dem steht, ob alles im grünen Bereich ist oder ob Handlungsbedarf besteht (z.B. „Team überlastet – zusätzliche Entwickler beantragt“ oder „Motivation leicht gesunken – Teamevent geplant“).

Letztlich ist Transparenz der Schlüssel: Wenn alle – vom Sponsor bis zum Entwickler – ein gemeinsames Verständnis der Teamstärken und -schwächen haben, können sie gemeinsam an Verbesserungen arbeiten. Ein Project Health Check schafft diese Transparenz und sorgt dafür, dass weiche Faktoren nicht unter den Tisch fallen. Denn erfolgreiche Projekte hängen maßgeblich von den Menschen ab, die sie durchführen. Ein gesundes, leistungsfähiges Projektteam ist die beste Versicherung für deinen Projekterfolg – schenke ihm im Health Check die gebührende Aufmerksamkeit.