Vielleicht bist du gerade mittendrin: Dein Projekt wächst, das Team wird größer, die Aufgaben zahlreicher und plötzlich reicht das, was gestern noch funktioniert hat, nicht mehr aus. Skalierung ist im Projektmanagement ein zentrales Thema, sobald die Komplexität steigt. Doch wie schaffst du es, dass dein Projekt nicht aus dem Ruder läuft? Dieser Beitrag zeigt dir, wie du Skalierung gezielt angehst und dabei Struktur, Motivation und Innovationskraft im Team erhältst. Ich starte mit zwei kurzen Beispielen aus meinem Alltag, die den Kern des Themas sehr klar machen.

Beispiele

Uns geht ein Licht auf

Vor einigen Jahren arbeitete ich in einem großen Unternehmen. Ich ging in das Büro eines Kollegen, um ein paar Dinge zu besprechen und war schon nach 5 Minuten total genervt, weil die Deckenleuchte so flackerte.

Nervt euch das nicht?

Doch, schon seit ein paar Monaten

Warum lasst ihr es nicht reparieren?

Nur Führungskräfte dürfen Reparaturen beauftragen

Und warum macht es eure Führungskraft nicht?

Der war seit Monaten nicht in unserem Raum.

Ein schönes Beispiel für einen offensichtlich kaputten Prozess, der aber dennoch sklavisch befolgt wurde.

Merke: Prozesse bergen die Gefahr, dass die Befolgung des Prozesses wichtiger ist als das Erreichen eines Ergebnisses.

Wenn der Prozess das Ziel verfehlt

In meiner Zeit bei einer großen Unternehmensberatung hatten wir einen Werkstudenten, der drei Monate in unserem Projekt war. Fachlich und menschlich hat er perfekt gepasst — wir wollten ihn fest einstellen.

Irgendwann wunderten wir uns, warum wir nichts von ihm hörten, also rief ich ihn an.

Ich warte auf das Assessment Center

Was für ein Assessment Center?

Mir wurde vom Recruiting gesagt, ich bekomme eine Einladung zum Assessment Center.

Das Recruiting kannte damals zwei Prozesse: a) Absolventen direkt nach der Uni — mit Assessment Center. b) Berufserfahrene — mit drei Interviews.

Unser Kollege wurde automatisch in a) einsortiert. Für ihn war das aber falsch: Ein Assessment Center war nicht sinnvoll, die Arbeitsweise und Qualität seiner Arbeit kannten wir ja bereits aus drei Monaten gemeinsamer Arbeit. Wir mussten den Prozess "verbiegen”, damit wir überflüssigen Aufwand vermieden und ihn zügig einstellen konnten. Die Lehre: Prozesse decken selten jede Variation und jede Ausnahme ab. Daher braucht es Menschen, die Verantwortung übernehmen und eine Entscheidung treffen, die dem Ziel dient — nicht dem Formular.

Wachstum im Projekt: Wenn gute Führung und Prozesse entscheidend werden

Oft verläuft die Entwicklung eines Projekts in Schüben. Am Anfang, wenn das Team klein ist, reichen Absprachen und kurze Wege aus. Doch wenn das Projekt wächst, können fehlende Regeln oder unklare Verantwortlichkeiten schnell zum Stolperstein werden: Entscheidungen verzögern sich, Aufgaben werden doppelt erledigt oder gehen unter, innovative Ideen versanden im Alltag. Genau dann ist es Zeit, die Weichen für eine erfolgreiche Skalierung zu stellen.

Was bedeutet Skalierung im Kontext von Projekten?

Skalierung im Projektmanagement bedeutet, dass du Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten so gestaltest, dass sie auch bei steigendem Umfang und wachsendem Team tragfähig bleiben. Dafür solltest du zwei wesentliche Aufgabenbereiche immer im Blick behalten:

• Konzeption: Hier geht es um die Vision deines Projekts, die strategische Ausrichtung und die Entwicklung eines Zielbilds, das alle verstehen und mittragen.
• Umsetzung: Darunter fallen die täglichen Aufgaben, Prozesse und Entscheidungen, die das Projekt voranbringen. Die Umsetzung wird umso wichtiger, je mehr Personen beteiligt sind und je komplexer die Aufgaben werden.

Skalierung gelingt nur, wenn du Konzeption und Umsetzung intelligent miteinander verknüpfst. Eine klare Vision allein reicht nicht, wenn die Praxis nicht darauf einzahlt. Und Prozesse ohne Richtung führen schnell zu Bürokratie.

Welche Herausforderungen will Skalierung lösen?

• Gemeinsame Ausrichtung: Wenn alle im Team wissen, wofür sie arbeiten und welche Ziele sie verfolgen, arbeiten sie koordiniert und motiviert zusammen.
• Erfahrungswissen sichern: Gerade wenn Teammitglieder wechseln oder das Team wächst, ist es entscheidend, Wissen zu dokumentieren und zugänglich zu machen. So bleibt die Qualität konstant und du vermeidest, dass Fehler sich wiederholen.
• Konsistenz & Qualität: Einheitliche Standards sorgen dafür, dass alle Projektergebnisse auf vergleichbar hohem Niveau sind und nach außen ein einheitliches Bild abgeben.
• Risikomanagement: Je mehr Menschen in deinem Projekt arbeiten, umso mehr Menschen treffen Entscheidungen. Im Rahmen der Skalierung willst du auch sicherstellen, dass das Risiko für Fehlentscheidungen nicht explodiert.
• Effizienz: Es muss nicht jeder bei jedem Thema mitquatschen. Skalierung hilft dir dabei, dass die “richtigen” Menschen sich zu einem Thema austauschen und Entscheidungen treffen.
• Innovationskraft erhalten: Skalierung darf nicht zur Innovationsbremse werden. Strukturen sollten so flexibel sein, dass neue Ideen und Anpassungen möglich bleiben, um auf Veränderungen im Projektumfeld reagieren zu können.

Zwei Wege der Skalierung: Prozesse und Führung

Im Kern gibt es zwei Wege der Skalierung:

1. Wir skalieren über Prozesse — also Standards, Regeln und Automatisierung. Das ist auch der Weg, den die meisten Unternehmen beschreiten.
2. Oder wir skalieren über Führungskräfte — also über starke Personen, die Verantwortung übernehmen, entscheiden und Teams nach vorne bringen.

Skalierung durch Prozesse

• Definition: Das Aufsetzen klarer und verbindlicher Regeln, Standards, Vorlagen und Abläufe, die für alle im Projekt gelten.
• Vorteile: Effiziente Abläufe, weniger Reibungsverluste, einfaches Onboarding neuer Teammitglieder und eine Reduzierung von Fehlerquellen, gleichbleibende Qualität, Voraussetzung für Automatisierung, Möglichkeit zur Messung und Optimierung der Prozesseffizienz
• Nachteile: Zu viel Prozess kann die Kreativität ersticken, führt eventuell zu unnötiger Bürokratie und die Prozesse laufen Gefahr, zum Selbstzweck zu werden. Hoher Aufwand für die Prozessdefinition.
• Geeignete Anwendungsgebiete: Standardisierte Aufgaben, Qualitätssicherung, Routineprozesse und Bereiche, in denen Fehler gravierende Folgen hätten.
• Typische Herausforderungen: Prozesse müssen laufend überprüft und an die Realität angepasst werden, sonst passen sie schnell nicht mehr zum Projekt.

Ich versuche, diese Punkte an einem Beispiel zu erläutern. Besprechungsprotokolle. Kennt jeder, nutzt jeder, und doch meistens irgendwie Murks. Also, was könnte man tun?

• Nutzung einer Vorlage. Jedes Protokoll sieht gleich aus, man findet sich schnell zurecht.
• Definition des Umfangs – ist ein Ergebnisprotokoll gewünscht oder eine Mitschrift der Diskussion
• Ablage – wo finde ich die Protokolle
• Protokollant – wie wird der Mensch gefunden, der das Protokoll erstellt
• Nachhalten der Aufgaben – wo werden die Follow-Up-Aufgaben dokumentiert und wer sorgt dafür, dass sie auch tatsächlich passieren
• Kann auch automatisiert werden, z.B. durch Transkription und Zusammenfassung
• Risiko Selbstzweck: Es gibt eine perfekte Vorlage, diese wird auch genutzt, aber es steht nichts drin. Oder es gibt 10-Seiten-Protokolle, in denen man die Essenz des Meetings nicht findet und daher nicht liest. Oder es gibt ein Protokoll zu einer Besprechung, in der nichts besprochen wurde, dass festgehalten werden müsste.

An diesem lapidaren Beispiel siehst du auch, dass man schnell vom Hölzchen zum Stöckchen kommt und der Aufwand nicht unerheblich ist. Du solltest also gut überlegen, ob ein klar definierter und dokumentierter Prozess wirklich notwendig ist.

Skalierung durch Führung

• Definition: Entscheidungen werden von starken Persönlichkeiten getroffen, die Verantwortung übernehmen und andere motivieren und mitnehmen.
• Vorteile: Schnelle, flexible Reaktionen auf Veränderungen, Förderung von Selbstverantwortung und ein hoher Grad an Motivation im Team.
• Nachteile: Große Abhängigkeit von einzelnen Führungspersönlichkeiten, Gefahr von Überlastung und die Herausforderung, bei größerem Wachstum die richtigen Personen zu finden.
• Geeignete Anwendungsgebiete: Innovative Projekte, Change-Prozesse, Bereiche mit hoher Unsicherheit oder wenn schnelle Entscheidungen gefragt sind.
• Typische Herausforderungen: Recruiting geeigneter Persönlichkeiten, klare Definition von Verantwortlichkeiten und das Schaffen passender Rahmenbedingungen.

Ich nehme hier wieder das Beispiel der Protokolle. Zentrale Ziele eines Protokolls sind ja u.a. das gemeinsame Verständnis der Teilnehmer, das Teilen von Informationen und das Nachhalten von Arbeitsaufträgen. Skalierung über Führung bedeutet, dass deine Mitarbeiter diese Ziele selbstständig erreichen, ohne dass es eine “Vorgabe” braucht. Vielleicht nutzen sie Flipcharts, Videoaufnahmen, Townhall Meetings, Papierservietten – es kann dir egal sein, solange die Ziele erreicht werden. Dies bedeutet aber auch, dass du keine Mitarbeiter brauchst, die “Dienst nach Vorschrift” machen. Du brauchst Mitarbeiter, die die Ziele in Erfahrung bringen, hinterfragen, verstehen und sich selbst zu eigen machen.

Die Rolle von Fehlerkultur und Technologie bei der Skalierung

• Fehlerkultur: Früher sagte man: Es wurde noch nie ein CIO dafür gefeuert, dass er bei IBM gekauft hat. Aber: war IBM tatsächlich immer die beste Adresse für das Unternehmen? Hier kommt die Fehlerkultur ins Spiel. Es werden Fehler passieren. Es werden Entscheidungen getroffen werden, die nicht in deinem Sinne sind. Wie gehst du damit um? Reißt du dem Betroffenen den Kopf ab und faltest du ihn zusammen? Oder sorgt ihr gemeinsam dafür, dass zukünftige Entscheidungen in deinem Interesse bzw. im Interesse des Projektes sind. Mit der ersten Variante erzeugst du Prozess-Compliance. Jeder wird sich tunlichst an Prozess, Vorgabe, Richtlinie halten – egal ob sinnvoll oder nicht. Hauptsache kein Fehler. Falls du Teilprojektleiter hast, gilt dies natürlich auch für sie – wie gehen sie mit ihren Mitarbeitern um.
• Zentralisierung vs. Autonomie: Du musst die Balance finden: Nicht alles zentral steuern, sonst werden Teams langsam und unflexibel – aber auch nicht den Wildwuchs fördern. Klare Leitplanken sind essenziell, die Verantwortung für Umsetzung bleibt aber im Team. Viel zu häufig fehlen die Leitplanken – und dann wundert man sich, warum einzelne Teams nicht das abliefern, was von ihnen erwartet wird. Das erinnert mich immer an das Unternehmen, dass zwar eine Unternehmensstrategie hatte, diese aber geschickterweise nicht mit den Mitarbeitern geteilt hat.
• Automatisierung und Künstliche Intelligenz:
  • Automatisierung: Sehr sinnvoll für klar definierte, wiederkehrende Aufgaben – zum Beispiel beim Reporting, in der Dokumentation oder im Testmanagement. Das entlastet das Team und schafft Raum für wichtigere Themen.
  • Künstliche Intelligenz: KI kann Kontexte analysieren, Zusammenhänge erkennen und Entscheidungsgrundlagen liefern. Doch Initiative und Innovation entstehen nach wie vor in deinem Team – nutze KI als Unterstützung, aber verlasse dich nicht allein darauf.

Die richtigen Elemente nutzen: Es gibt mehr als nur Prozesse

Wenn dein Projekt wächst, wirst du mit den beschriebenen Herausforderungen der Ausrichtung, konsistenter Ergebnisse, Sicherung von Erfahrungswissen usw. konfrontiert. Nicht immer ist der Reflex “Prozess” die beste Lösung. Daher möchte ich dir noch eine ganze Bandbreite von Elementen an die Hand geben.

• Vision: Zeichne ein inspirierendes Bild der Zukunft. Alle im Team sollten wissen, wohin die Reise geht.
• Werte und Prinzipien: Definiere, was euch als Team wichtig ist. Das schafft Orientierung und Zusammenhalt.
• Strategie und Leitlinien: Überlege, wie du die Vision erreichst – welche Meilensteine, Grundsätze und Regeln sind dabei unverzichtbar?
• Prozesse: Dokumentiere Abläufe, damit sie für alle nachvollziehbar und nutzbar sind. Nur was transparent und zugänglich ist, kann das Team stärken.

Ich habe die Elemente bewusst in eine Reihenfolge gebracht: Die Vision lässt sehr viel Spielraum in der Umsetzung, eine Prozessbeschreibung ist sehr rigide. Nutze das passende Element zur richtigen Zeit.

Fazit: Erfolgreiche Skalierung braucht Balance und Weitblick

Jetzt denkst du vielleicht, dass das alles Banalitäten sind und gesunder Menschenverstand. Stimmt. Skalierung ist keine intellektuelle Herausforderung, sondern eine praktische. Skalierung ist schwierig in der Umsetzung.

Wie viele Scrum-Teams kennst du, bei denen der Product Owner lediglich die Anforderungen der Stakeholder in User Stories übersetzt? Warum? Weil es schwierig ist, einen PO zu finden, der auf Augenhöhe mit Stakeholdern sprechen kann.

Wie viele Großprojekte kennst du, die ein Framework wie SAFe einsetzen? Warum? Weil es schwierig ist, in kurzer Zeit die geeigneten Menschen zu finden und eine gemeinsame Arbeitsweise zu entwickeln. SAFe ist Skalierung über Prozesse.

Wie oft hast du erfolgreich eine interne Stelle gegen externes Geld getauscht oder andersrum? Vermutlich nie. Warum? Weil es im Budgetierungsprozess nicht vorgesehen ist – obwohl es sinnvoll sein könnte.

Wachstum im Projekt ist Chance und Herausforderung zugleich. Als Projektleiter bist du mehr denn je gefragt: Entwickle eine klare Vision, sorge für verständliche Prozesse und Rahmenbedingungen, und schaffe eine offene, lernbereite Teamkultur. Kombiniere die Vorteile von Prozessorientierung und Führung, um dein Projekt flexibel zu steuern und sicher durchs Wachstum zu führen. Mit der richtigen Strategie wird Skalierung nicht zur Hürde, sondern zu deinem Erfolgsfaktor.