Kennst du das Gefühl, wenn die Anforderungen im Projekt plötzlich über den Kopf zu wachsen scheinen? Deadlines rücken näher, die To-Do-Liste wird immer länger und die Stimmung im Team kippt? Ich habe diese Situation selbst erlebt – und weiß, wie herausfordernd sie sein kann. Doch es gibt Wege, wie du deinem Projektteam helfen kannst, Resilienz zu entwickeln und Überforderung zu vermeiden. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie das geht!

Warum Resilienz im Projektmanagement entscheidend ist

Ich erinnere mich an ein Projekt vor einigen Jahren, bei dem wir immer mal wieder überfordert waren. Die Anforderungen änderten sich ständig, neue Technologien mussten integriert werden, und das Team war in ganz Deutschland verteilt. Es war wie ein Sturm, der uns durchgeschüttelt hat. Doch genau in diesem Chaos habe ich gelernt, wie wichtig Resilienz ist.

Resilienz bedeutet, dass dein Team nicht nur durchhalten kann, sondern auch die Fähigkeit hat, sich anzupassen und gestärkt aus Herausforderungen hervorzugehen. Projekte sind dynamisch und komplex, und genau dafür ist Resilienz das Fundament, auf dem langfristiger Erfolg aufbaut.

Frühwarnzeichen für Überforderung

In meinem Projekt damals fielen mir einige Dinge auf, die mir wie rote Flaggen erschienen: Einige Teammitglieder zogen sich zurück und beteiligten sich kaum an Diskussionen. Fehler häuften sich, und die Stimmung wurde zynisch. Vielleicht ist dir das auch schon in deinem Team aufgefallen? Hier sind einige Anzeichen, auf die du achten solltest:

• Rückzug oder sinkende Beteiligung in Meetings
• Häufige Fehler oder Konzentrationsprobleme
• Zynismus oder negative Grundhaltung
• Erhöhte Krankmeldungen oder Fluktuation
• Kommunikationsabbrüche oder Konflikte

Wenn du solche Signale siehst, ist es Zeit zu handeln – bevor die Überforderung das Team komplett lähmt. Es müssen übrigens nicht alle Anzeichen auftauchen. In meinem Projekt war es insbesondere der Zynismus und die negative Grundhaltung. Wann immer es eine Änderung gab: “war ja klar, sie wissen ja nicht, was sie wollen”. Wann immer es einen Fehler in der zugelieferten Software gab: “war ja klar, Qualität ist für die ein Fremdwort”.

Wie du Resilienz in deinem Team fördern kannst

Jetzt, wo du die Warnzeichen kennst, fragst du dich vielleicht: „Was kann ich tun?“ Hier sind einige Dinge, die ich aus meiner Erfahrung gelernt habe und die deinem Team helfen können, stark und widerstandsfähig zu werden.

1. Psychologische Sicherheit schaffen

Ein Team, das weiß, dass es keine Angst vor Fehlern haben muss, arbeitet besser zusammen. Ich selbst habe einen großen Unterschied gespürt, als ich angefangen habe, offen über meine eigenen Fehler zu sprechen. Es hat anderen gezeigt, dass wir alle nur Menschen sind. Fördere eine Kultur, in der sich jeder sicher fühlt, auch schwierige Themen anzusprechen.

Das sagt sich meist leichter, als es in der Praxis umzusetzen ist. Ich habe gute Erfahrung damit gemacht, zwischen Fehlern und Experimenten zu unterscheiden. Fehler haben einen negativen Beigeschmack - “du bist zu blöd”. Ein Fehler ist etwas, was offensichtlich und objektiv falsch ist. Es ist beispielsweise offensichtlich und objektiv falsch, wenn 90% des Teams während der Einführung im Urlaub sind. Diese Art der Fehler treten aber gar nicht so häufig auf. Meistens kennt man die richtige Lösung nicht, probiert etwas aus und stellt dann fest, dass es nicht zum gewünschten Ergebnis führt. Oder die Rahmenbedingungen ändern sich. Die Einführung ist beispielsweise im Mai geplant, das Team möchte in den Herbstferien Urlaub machen. Kein Problem. Anschließend wird die Einführung auf Oktober verschoben. Das ist jetzt zwar blöd, aber im Kontext der Urlaubplanung kann man nicht von einem Fehler sprechen.

2. Workload realistisch planen

Ich erinnere mich an ein Projekt, bei dem wir ständig unter Zeitdruck standen. Erst als wir Pufferzeiten eingeplant und Prioritäten regelmäßig überprüft haben, konnten wir wieder effizient arbeiten. „Nein sagen“ zu unnötigen Aufgaben ist keine Schwäche, sondern eine Stärke.

Nun ist Projektplanung und Aufwandsschätzung ein Thema für sich, über das ich Stunden erzählen könnte. Ein “Hack” mit enormen Hebel ist die Diskussion mit Stakeholdern über die Priorität der Constraints. Im Projekt stehst du üblicherweise im Spannungsfeld aus Scope, Budget, Qualität und Zeit. Lass deine Stakeholder eine Priorisierung durchführen - das Ergebnis ist gerade bei Scope und Zeit höchst erhellend und hilfreich.

3. Ressourcen stärken

Manchmal reicht es nicht, nur die Arbeitsweise zu ändern – das Team braucht zusätzliche Unterstützung. Ich habe einmal Stressmanagement-Workshops organisiert, die unglaublich gut angekommen sind. Solche Maßnahmen können Wunder bewirken!

Manchmal hilft es, derartige Unterstützung anders zu benennen. “Wir sind ja alles starke Aphamännchen, wir brauchen doch keinen Stressmanagementworkshop.” Gib dem Kind einen anderen Namen, und schon machen alle bereitwillig mit.

Vor allem solltest du regelmäßig über dich selbst und deine eigene Arbeitsweise als Projektleiter oder Product Owner reflektieren. Gibst du Druck ungefiltert weiter oder verstärkst ihn ggf. sogar? Springst du sofort, wenn deine Stakeholder neue Ideen haben oder challengest du ihre Ideen im Sinne des großen Ganzen? Dein Verhalten hat einen enormen Einfluss auf den Rest des Teams, im positiven wie im negativen Sinne.

4. Gesunde Teamkultur pflegen

Gemeinsame Rituale wie virtuelle Kaffeepausen oder Team-Check-ins sind kleine Dinge, die eine große Wirkung haben. Nicht zu vergessen regelmäßige Treffen in Präsens.

Ich erzähle immer gerne von einem Projekt in England, bei dem alle Teammitglieder ihren Wohnort woanders hatten und im Hotel übernachteten. Wir waren geradezu gezwungen, gemeinsam zu Abend zu essen, Bars zu besuchen, Karaoke zu singen etc. Für das Privatleben war diese Konstellation herausfordernd, für die Teamkultur super!

Praktische Tools und Methoden

Natürlich helfen dir auch moderne Tools, die Stimmung und die Gesundheit deines Teams im Blick zu behalten. Ich nutze zum Beispiel gern Team Health Checks mit Miro oder Mentimeter, um zu sehen, wo wir stehen. Auch Pulse Surveys oder Burnout-Risiko-Screenings sind eine Möglichkeit, Überforderung frühzeitig zu erkennen.

Allerdings halte ich derartige Tools und Methoden in der Regel für überflüssig, getreu dem Motto: “ich weiß es, wenn ich es sehe”. Sie können allerdings hilfreich sein, um das genaue Problem zu lokalisieren und dazu passende Gegenmaßnahmen zu entwickeln.

Fazit

Es mag sich manchmal wie eine Herausforderung anfühlen, ein resilienteres Team aufzubauen – aber ich verspreche dir, es lohnt sich! Jede kleine Veränderung, die du anstößt, kann dazu beitragen, dass dein Team nicht nur stärker wird, sondern auch motivierter und zufriedener arbeitet. Geh die ersten Schritte. Dein Team wird es dir danken, und ihr werdet gemeinsam großartige Projekte meistern. Spätestens wenn du eines der Frühwarnzeichen wahrnimmst, solltet ihr gemeinsam reflektieren, was die Ursache sein kann und welche Veränderungen notwendig sind.

Lass uns doch in den Kommentaren darüber sprechen: Welche Erfahrungen hast du mit Resilienz in deinem Team gemacht? Ich freue mich, von dir zu hören!